Procedura udostępnienia dokumentacji archiwalnej

Procedura udostępnienia dokumentacji archiwalnej

Kogo dotyczy:

Osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej

 

Wymagane dokumenty do złożenia wniosku:

Pisemne zgłoszenie podmiotu zainteresowanego zawierające:

  • imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
  • nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;
  • wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
  • określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

 

Formularze do pobrania:

Zał. „Opłaty za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji”

 

Informacje o opłacie:

Zgodnie z załącznikiem

 

Miejsce składania dokumentów:

Wydział Ochrony Informacji Niejawnych i Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie ul. Mogilska 109, pok. 835 - tel. 12  61 54 870 Wnioski przyjmowane są w każdy dzień od poniedziałku do piątku godz. 900 - 1400

 

Termin zakończenia procedury:

30 dni od dnia złożenia wniosku

 

Akty prawne związane z procedurą:

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
  • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
  • Kodeks postępowania administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.
  • Ustawa z dnia 05 sierpnia 2010r o ochronie informacji niejawnych,
  • Ustawa z dnia 06 kwietnia 1990r o Policji;
  • Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 03.06.2008r w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych”
  • Zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji

 

Dodatkowe informacje dotyczące procedury:

  1. Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:
    1. umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;
    2. przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów;
  2. Dokumentację dotyczącą osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. Dokumentacja zawierająca chronione dane osobowe osób trzecich, jest udostępniana po anonimizacji tych danych.
  3. Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może:
    1. uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby;
    2. udostępnić materiały archiwalne, z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości ich reprodukowania ze względu na:
      1. zły stan fizyczny materiałów archiwalnych,
      2. żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę materiałów archiwalnych zbędnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt a;
      3. ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.
  4. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:
    1. ich zły stan fizyczny;
    2. brak środków ewidencyjno-informacyjnych;
    3. potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań
  5. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania
  6. Udostępnianie akt :
    1. zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
    2. zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;